Neue Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung

BMF-Schreiben zu den GoBD veröffentlicht

Das BMF hat heute das lange erwartete Schreiben unter dem unhandlichen Namen "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht.
Es sollte - fast 20 Jahre nach der Veröffentlichung der letzten GOB - insbesondere eine Anpassung an den Einsatz von Informations- und Kommunikations-Technik erfolgen, was aber nach diversen Stellungnahmen der Bundessteuerberaterkammer und Berufsverbänden nicht tasächlich gelungen ist, da nach Auffassung der Bundessteuerberaterkammer zum Teil veraltete Vorstellungen fortgeschrieben werden, die in der Praxis keine Anwendung mehr finden.
Besonders befremdlich ist, dass trotz der bereits 1 1/2 Jahre vor Veröffentlichung geäußerten Stellungnahmen die meisten Kritikpunkte weitgehend unverändert geblieben sind.
So zieht sich durch das Schreiben die Drohung, die Buchführung als nicht ordnungsgemäß anzusehen, wenn die gestellten Anforderungen nicht erfüllt werden.
Folgende Punkte aus dem ab 01.01.2015 anzuwendenden Schreiben werden die Praxis - und dabei insbesondere Klein- und Kleinstbetriebe sowie deren steuerliche Berater - noch weiter beschäftigen:
  • Jeder Steuerpflichte hat bei Inanspruchnahme Dritter (z.B. Steuerberater) die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und elektronischer Aufzeichnungen einschl. der eingesetzten Verfahren zu überwachen und zu dokumentieren.
  • Jede nicht durch die Verhältnisse des Betriebs oder des Geschäftsvorfalls zwingend bedingte Zeitspanne zwischen dem Eintritt des Vorgangs und seiner laufenden Erfassung nach mehr als 10 Tage gilt als bedenklich.

Anm.: Millionen von Betrieben unterhalten damit keine ordnungsgemäße Buchführung mehr. Unter Berücksichtigung von Dauerfristverlängerungen wird die Buchführung regelmäßig durch Steuerberater zum Zehnten des Zweitfolgemonats erstellt. Eine Bearbeitung aller Buchführungen innerhalb von 10 Tagen nach Geschäftsvorfall ist praktisch unmöglich.  

  • Die Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats gilt verpflichtend auch für den Büchern vergleichbare Aufzeichnungen Nichtbuchführungspflichtiger.

Anm.: Freiberufler und hier insbesondere nicht umsatzsteuerpflichtige Heilberufler etc. müssen sich hier umstellen, um den Vorwurf der nicht ordnungsgemäßen Buchführung und der daraus resultierenden Möglichkeit von Hinzuschätzungen bei Betriebsprüfungen zum umgehen.

  • Eine Buchführung oder Aufzeichnung darf nicht in der Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Die Beschaffenheit der Veränderung muss deutlich machen, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wurde. Dies gilt auch für abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe.
  • Belege in Papierform oder elektronischer Form sind zeitnah, d.h. möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust zu sichern. Bei Papierbelegen erfolgt eine Sicherung z.B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Lieferscheine und Rechnungen. Bei elektronischen Belegen kann die laufende Nummerierung automatisch vergeben werden.
  • Die Erfassung lediglich der Kontoauszugsnummer ohne zusätzliche Angabe der Blattnummer und Positionsnummer wird als nicht ausreichend gewertet.
  • Das zum Einsatz kommende DV-Verfahren muss die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen (Programme und Datenbestände), die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
  • Eingehende elektronische Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden.

Anm.: Eine eingescannte Eingangsrechnung, die als Bilddatei (z.B. Tif oder Pdf) aufbewahrt wird, ist nicht maschinell auswertbar.

Die hier genannten Punkte stellen nur einen kleinen Auszug der Inhalte des BMF-Schreibens dar. Bitte kontaktieren Sie uns bei Fragen.

 

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